Lors de supervisions de rencontres de coaching, j’ai remarqué que la prise de notes différait beaucoup (sur la forme et le contenu) d’un coach à l’autre. Alors que certains en prennent beaucoup, voire constamment, d’autres le font ponctuellement et quelques-uns n’en prennent aucune.
Dans tous les cas, il n’y a aucune règle formelle ou législation qui cadre cet aspect du coaching.
Cependant, dans le cadre d’enquête publique ou plainte officielle, il est préférable de présenter un dossier à jour avec un ensemble d’informations pertinentes quant à la personne accompagnée et l’évolution de sa démarche de coaching (objectif clarifié, enjeux, techniques utilisées…).
Ainsi, la prise de notes est recommandée avec quelques points importants que je souhaite souligner pour conserver des coachings efficaces ; points qui se sont révélés porteurs pour tous les coachs qui les appliquent et ceux qui se sont prêtés à cet exercice.
Le rapport
Quelle que soit la forme (mots, symboles, cartes euristiques), le support (bloc-notes, tablette) et la quantité (fréquence), veillez à vous assurer de maintenir un rapport de qualité avec votre client pendant toute la rencontre.
Le rapport est un élément fondamental d’un coaching de qualité et efficace. Il reste une priorité à privilégier par notre attitude et actions.
Lors de supervisions, certains coachs plongeaient dans leurs notes par habitude ou léger malaise pour tenter de se recentrer, au point de perdre le contact, la connexion avec leur client.
Quand cela se produit, le coaching perd de son efficacité. Car avec la perte de rapport, le client va nous sembler résister ou retenir des informations capitales quant à ses enjeux, ses croyances, ses réels besoins pour avancer vers son objectif.
Donc, que ce soit votre façon régulière en coaching ou par nécessité de vous recentrer, veillez à garder un bon rapport avec votre client.
Astuce : Lors de la première rencontre et la présentation du cadre du processus de coaching, j’avertis les clients que parfois je prends des notes, parfois pas du tout, pour être pleinement présent à ce qu’ils me partagent et pour éviter de manquer des éléments importants liés à leur coaching. Je leur demande si c’est ok avec eux.
Le fait de les informer et de demander leur permission les inclut dans le processus et quand je prends quelques notes fournies, les clients restent bien présents.
À ce jour, tous les clients m’ont donné leur accord car ils comprennent que c’est pour mieux les accompagner.
Les formes de notes
Concernant les formes que les notes peuvent prendre, c’est propre à chaque coach.
Que ce soit des mots clés, des graphiques, des symboles, des cartes heuristiques qui marquent des liens entre des thèmes, des notions ou des croyances (porteuses ou limitantes), chacun a sa méthode.
Dans tous les cas, il me semble important de noter quelques informations essentielles quant à la personne, son âge, sa profession, son statut social (mariée, seule, avec ou sans enfants), antécédents d’accompagnements, voire médicamentée (noms et types de médicaments) ou non. Cela permet d’avoir un dossier avec des informations minimales importantes.
Concernant le processus de coaching – les enjeux, besoins, ressources nécessaires et techniques employées – c’est propre à chaque coach de maintenir ses notes à jours et sous la forme qu’il préfère.
Le plus important est de pouvoir se représenter facilement la demande de coaching, les besoins de la personne et la voie que nous allons emprunter pour lui permettre de réaliser son objectif.
En ce sens, mettre à jour l’enjeu principal de la personne en lien avec son objectif facilite la démarche dont vont découler les techniques et interventions choisies.
Quand nous mettons le doigt sur l’enjeu principal à dépasser par le client, 80% du coaching est réalisé. Ensuite, le processus et les techniques adéquates utilisées (toujours avec un bon rapport) vont permettre à la personne d’y arriver.
Le support de notes
Que nous utilisions un bloc-notes, un cahier ou une tablette, là encore c’est propre à chaque coach, tant que nous nous assurons de maintenir un rapport de qualité avec nos clients.
Lors d’une première rencontre de qualification, alors que je sortais mon bloc-notes et présentais le cadre de la démarche, un client m’indiqua qu’il préférait que j’utilise ce support. Il ajouta qu’il avait consulté auparavant un psychologue qui utilisait une tablette et il avait l’impression qu’il l’écoutait moins ou qu’il allait surfer sur internet pendant ses sessions. Vrai ou faux quant au psychologue qui surfe sur internet, je ne sais pas.
Cependant, le client m’informait d’une donnée importante quant au maintien du rapport, le bloc-notes le rassurait et favorisait un bon rapport de confiance.
J’aurais utilisé une tablette et reçu ce feedback, j’aurai volontiers, pour ce client, repris mon bloc-notes pour les rencontres.
Enfin, pour ceux et celles qui ne prennent aucune note, c’est tout à fait correct tant que votre mémoire vous permet de vous souvenir des particularités de vos clients, quant à leurs besoins, enjeux et évolution de leur accompagnement en termes d’objectifs, de prises de consciences porteuses et de résultats.
Le plus important est de conserver ou trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous et pour servir vos clients. Certains coachs continuent de ne prendre aucune note pour favoriser un rapport de qualité, d’autres qui n’en prenaient pas, s’y sont mis avec un système qui leur correspond. Et là encore c’est propre à chacun.
En vous souhaitant des coachings porteurs et efficaces, avec ou sans prises de notes !
